電話応対マニュアル かけ方編 ≪簡易フロー図にて解説!≫

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のぞみんです。

前回、ビジネスマナーの基本として「電話の受け方」について紹介しましたが、

電話応対マニュアル 受け方編 ≪簡易フロー図にて解説!≫

2017.04.27

今回は「電話のかけ方」について紹介します。

ぜひともご参考になさってください!

電話をかける前に事前準備すべきこと

電話かけるときは、以下8つのポイントに気をつけてくださいね!

  1. 明るい声で話そう
  2. 早口にならないように気をつけよう
  3. 活舌かつぜつをよくしよう
  4. 誠実せいじつに対応しよう
  5. 相手の電話番号・所属部署・氏名などを再確認しよう
  6. 時間帯を気をつけよう
  7. 補足説明
    以下の時間帯はできるかぎり電話するのをひかえるようにしましょう。
    始業時間から1時間:9:00~10:00
    お昼休憩の時間帯:12:00~13:00
    終業時間後:18:00~

  8. 話す内容を整理しておこう。
  9. 補足説明
    あなたから話すときは、すでに考えがまとまった状態で話しましょう。
    例:打ち合わせの日程を相談する場合
    ・自分のスケジュールを把握はあくする。
    ・候補日を複数案用意して、相手にその中から選んでもらう形で準備する。
    ・その他確認すべきことがあるのであれば、事前に忘れないようにメモをしておく。

    ※ぜったいに以下のような考えがまとまっていない状態で電話をかけてはいけません。相手に迷惑をかけてしまいます。

    あなた
    TV会議いつにします?
    相手
    今週の金曜日とかどうですか?
    あなた
    金曜日ですね。ちょっとスケジュール把握してまたかけ直しますね。
    相手
    「忙しいときにまだこのやり取りするの・・・」

    ※逆に事前準備しておけば、以下のようにスムーズに話を進めることができるようになります。あと、話す内容を簡潔かんけつにまとめることも大事です。

    あなた
    TV会議日程の件ですが、5/8(月)終日、5/9(火)14時以降、5/10(水)終日なら調整可能なのですが、ご都合いかがでしょうか?
    相手
    5/10(水)の14時以降なら大丈夫ですよ。
    あなた
    それでは、5月10(水)14時30分開始でよろしくお願いします。
  10. ボールペン、メモの用意

電話のかけ方マニュアル

あなたが取引先へ電話をかけてから、担当者と電話するまでの流れについて図を使って説明します。

電話応対マニュアル画像_PC
電話応対マニュアル画像_スマホ

まとめ

電話をかけるときに、何を確認すべきか自分の中で整理できていれば、頭が真っ白になったり、確認もれしたりすることはありません。

とにかく、まずは電話しようという考えだけは捨ててください。これは社外の人間だけでなく社内の人間に対しても同じです。

あなたが電話をかける目的さえしっかり理解していれば、たとえパニックになったとしても対応できるようになります。

いそがしいとついつい事前準備できていないまま電話をかけてしまうことがあると思いますが、あなたの話す内容次第では相手に迷惑がかかることを肝に銘じた上で電話しましょう。

以上、電話応対マニュアル かけ方編でした。

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のぞみん

皆さん、こんにちは。内向的な性格なんですが、この度ブログというツールを活用し、少しでも外交的な性格にチェンジできればと思い、チャレンジしてみることにしました!ジャンル問わず様々な分野を経験し、ネタを提供できればと思います。